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Ihre Systeme arbeiten zusammen. Ihr Team entscheidet.

TEQMINDS verbindet vorhandene Software zu einer gemeinsamen Plattform, übernimmt wiederkehrende Arbeitsschritte und bereitet Entscheidungen so vor, dass Ihr Team sie prüfen und treffen kann.

Gespräch vereinbaren Ein Beispiel ansehen
Basis
Modulare Plattform, von uns betrieben und auf Ihre Abläufe konfiguriert
Grundsatz
Kollaborative Intelligenz
Standort
Hannover, Niedersachsen
01 · Ansatz

Was wir unter kollaborativer Intelligenz verstehen

Software übernimmt, was sich wiederholt und klar regeln lässt. Menschen entscheiden dort, wo Erfahrung, Verantwortung und Kontext gefragt sind. Unsere Plattform sorgt dafür, dass beides ineinandergreift.

  1. 01

    Verbinden statt ersetzen

    Fachsoftware, Postfächer und Portale bleiben im Einsatz. Wir binden sie an, damit Informationen ohne Kopieren dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

  2. 02

    Vorbereiten statt vorwegnehmen

    Eingänge werden eingeordnet und Vorschläge mit Begründung und Quelle bereitgestellt. Die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.

  3. 03

    Konfigurieren statt programmieren

    Regeln, Zuständigkeiten und Freigaben werden eingerichtet – und lassen sich anpassen, wenn sich Ihre Abläufe ändern.

02 · Plattform

Ein gemeinsamer Kern, Module nach Bedarf

Jede Lösung basiert auf demselben Plattformkern. Darauf aktivieren wir die Module, die zu Ihren Prozessen passen. Der Umfang ergibt sich aus der Analyse, nicht aus einem festen Paket – und lässt sich später erweitern.

Plattformkern, umgeben von sechs ModulenPlattform-kern01Anbindungen02Eingang &Dokumente03Workflows04Assistenz05Wissens-quellen06Auswertung

  • Plattformkern

    Benutzer und Rollen, Berechtigungen und Freigaben, Protokollierung, Schnittstellenverwaltung, Betrieb und Updates. In jeder Konfiguration enthalten.

  • 01Anbindungen

    Fachsoftware, Postfächer, Portale, Datenquellen sowie Maschinen- und Sensordaten verbinden.

  • 02Eingang & Dokumente

    E-Mails, Formulare und Belege erfassen und strukturieren.

  • 03Workflows

    Regeln, Zuständigkeiten, Eskalationen, Freigaben und Benachrichtigungen.

  • 04Assistenz

    Einordnen, priorisieren und zusammenfassen – mit Begründung und in Bedienelementen, die zur Aufgabe passen.

  • 05Wissensquellen

    Richtlinien, Verträge und Handbücher auffindbar machen; externe Quellen per Schnittstelle.

  • 06Auswertung

    Auslastung, Bearbeitungsstand und Verlauf sichtbar machen.

03 · Beispiel

Eine Schadens­meldung in der Haus­verwaltung

So greifen System und Team bei einem typischen Vorgang ineinander.

  1. System

    Eingang

    Die Meldung aus Mieterportal oder Postfach wird erfasst und dem richtigen Objekt zugeordnet.

  2. System

    Einordnung

    Gewerk und Dringlichkeit werden vorgeschlagen – mit Begründung und Verweis auf passende Rahmenverträge.

  3. Team

    Entscheidung

    Die Sachbearbeitung prüft den Vorschlag, passt ihn bei Bedarf an und gibt ihn frei.

  4. System

    Ausführung

    Der Auftrag geht an den Dienstleister, die Mietpartei wird informiert, der Vorgang protokolliert.

Beispielhafter Ablauf zur Veranschaulichung; die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach Ihrer Konfiguration. Übertragbar ist das Prinzip auf Bereiche mit derselben Ausgangslage, etwa Handwerk, Steuerberatung oder Logistik: Auch dort arbeiten mehrere Systeme unverbunden nebeneinander, Anfragen und Belege kommen über viele Kanäle herein, und ähnliche Entscheidungen wiederholen sich täglich.

Mehr zur HausverwaltungSechs Einsatzfelder im Detail

Die Ausgangslage: Eine Verwaltung arbeitet mit Verwaltungssoftware, Mieterportal, mehreren Postfächern, Telefon und Dokumentenablage – meist ohne Verbindung untereinander. Täglich kommen Meldungen, Anfragen und Rechnungen über all diese Kanäle herein, und viele Entscheidungen ähneln sich: Wer ist zuständig? Wie dringend ist es? Wer übernimmt den Auftrag?

  • Schäden & Mängel

    Eingang

    Meldungen aus Mieterportal, E-Mail und Telefonnotizen, oft mit Fotos.

    System bereitet vor

    Fasst Meldungen zum selben Schaden zusammen, ordnet Objekt, Einheit, Gewerk und Dringlichkeit zu und schlägt Dienstleister aus bestehenden Rahmenverträgen vor.

    Team entscheidet

    Beauftragung, Kostenfreigabe und Rückfragen bei unklaren Fällen.

  • Mieteranliegen

    Eingang

    Fragen zu Nebenkosten, Bescheinigungen, Schlüsseln oder zur Hausordnung.

    System bereitet vor

    Erkennt das Anliegen, zieht Vertrags- und Objektdaten hinzu und formuliert einen Antwortentwurf.

    Team entscheidet

    Prüft, ändert und versendet die Antwort.

  • Rechnungen & Belege

    Eingang

    Rechnungen von Dienstleistern und Versorgern per E-Mail oder als Scan.

    System bereitet vor

    Liest Rechnungen aus, ordnet Objekt und Kostenart zu, gleicht sie mit dem Auftrag ab und markiert Abweichungen und Dubletten.

    Team entscheidet

    Sachliche Freigabe und Buchung, Grundlage für die Betriebskostenabrechnung.

  • Verträge & Fristen

    Eingang

    Miet-, Wartungs-, Versorger- und Versicherungsverträge.

    System bereitet vor

    Macht Verträge durchsuchbar, liest Fristen wie Kündigung, Indexanpassung oder Wartungsintervalle aus und erinnert rechtzeitig.

    Team entscheidet

    Kündigen, verlängern oder anpassen.

  • Eigentümer & WEG

    Eingang

    Beschlüsse, Protokolle, Korrespondenz und Anfragen von Eigentümern.

    System bereitet vor

    Bündelt Unterlagen je Objekt und Einheit, findet die Beschlusslage zu einer Frage und stellt Unterlagen für die Versammlung zusammen.

    Team entscheidet

    Auskunft gegenüber Eigentümern und Leitung der Versammlung.

  • Stammdaten

    Eingang

    Mieterwechsel, neue Kontaktdaten, geänderte Bankverbindungen.

    System bereitet vor

    Erkennt Änderungen, gleicht sie zwischen Verwaltungssoftware, Portal und Dokumentenablage ab und zeigt Abweichungen an.

    Team entscheidet

    Bestätigt Änderungen, insbesondere bei Bankdaten.

Welche Systeme angebunden werden und welche Schritte automatisch laufen, legen wir gemeinsam in der Analyse fest. Die Einsatzfelder sind Beispiele, kein fester Leistungsumfang.

Sie verwalten Immobilien? Sprechen wir darüber
04 · Oberfläche

Die Oberfläche entsteht mit der Aufgabe

Starre Masken zeigen immer dieselben Felder, ein Chatfenster nur Text. Unsere Plattform baut die Bedienoberfläche dynamisch zum jeweiligen Vorgang auf: mit den Feldern, Vorschlägen und Schaltflächen, die für diesen Schritt gebraucht werden. Ihr Team sieht, worum es geht, und arbeitet direkt im Vorgang – ohne Anweisungen zu formulieren und ohne sich durch Menüs zu suchen.

Reines Chatfenster
Sie

„Schau dir bitte die neue Schadensmeldung an und mach was Sinnvolles daraus.“

Assistenz

Gern. Ich habe mir die Meldung angesehen. Es handelt sich vermutlich um einen Wasserschaden, der …

  • Jede Angabe muss als Satz formuliert werden
  • Ergebnis schwer prüfbar, Grundlage unklar
  • Der nächste Schritt bleibt Handarbeit
Erzeugte Oberfläche
VorgangWasserschaden · Objekt 14, Whg. 3
Dringend
GewerkSanitär
DienstleisterVorschlag 1 von 3

Grundlage: Meldung im Mieterportal mit 2 Fotos · Rahmenvertrag Sanitär

BeauftragenAnpassenRückfrage an Mieter
  • Eingaben im passenden Bedienelement statt im Freitext
  • Grundlage des Vorschlags direkt sichtbar
  • Freigabe und nächster Schritt mit einem Klick

Darstellung zur Veranschaulichung des Bedienkonzepts; Inhalte sind fiktiv. Welche Elemente erscheinen, hängt von Vorgang und Konfiguration ab.

05 · Vorgehen

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb

  1. 01

    Analyse

    Wir sehen uns Ihre Systeme und Abläufe an und benennen, wo Medienbrüche und Doppelarbeit entstehen.

  2. 02

    Anbindung

    Ihre vorhandenen Werkzeuge werden an die Plattform angeschlossen.

  3. 03

    Automatisierung

    Wiederkehrende Schritte laufen als Workflows; Freigaben liegen dort, wo Ihr Team entscheiden soll.

  4. 04

    Betrieb

    Wir betreiben die Plattform als Service und passen sie an, wenn sich Anforderungen ändern.

Außerdem von TEQMINDSShelfwire

Shelfwire macht Fachliteratur für Assistenzsysteme nutzbar: mit Quellenangabe bis zur Randnummer, ohne Training auf den Werken und mit Preishoheit beim Verlag. In der TEQMINDS-Plattform lässt sich Shelfwire als Wissensquelle anbinden.

Zu shelfwire.de
06 · Kontakt

Sprechen wir über Ihre Abläufe.

In einem ersten Gespräch klären wir, wo sich Anbindung und Automatisierung für Sie lohnen können – und was mit Ihren vorhandenen Werkzeugen möglich ist.

Pilotkunden gesucht. Wir suchen Unternehmen, die die Plattform gemeinsam mit uns in ihren Abläufen einführen möchten.

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